安徽医科大学财务报销须知
 
发布时间: 2016-08-05 浏览次数: 895

安徽医科大学财务报销须知

为服务广大师生报账需求,校财务处对我校财务报销工作的有关政策和制度进行了归纳和整理,制定了《安徽医科大学财务报销须知》,供全校各部门和单位“财务一支笔”、科研课题(项目)负责人和报销人员参考。学校各部门、各单位财务报销经办人员应认真阅读本报销须知,熟悉财务报销政策,以节约报账时间,提高工作效率。我校财务报销相关政策和会计审核要求如下:

一、票据要求

财务报销需提供真实的内容完整的合法票据(以下简称“发票”),包括:税务部门印制的发票(简称“税务发票”)财政部门印制的往来结算票据、非税收入收据(简称“财政收据”)等合法票据。各类税务发票、财政收据上,必须正确填写,合法合规,正确记载业务内容,并加盖收款单位“发票专用章”或“财务专用章”。

为保证票据真实性,学校实行税务发票真伪查验制度。凡单张或连号(商户同一日开具)的税务发票金额累计超过1000元,报销时需打印税务发票真伪查验纸质校验结果(可截图打印),由经办人和部门“财务一支笔”或课题负责人签字后与发票等一并报销。安徽省内税务发票查验请登录:

安徽省国税局网址http://61.190.68.66:7001/wlfpcx/

省地税局网址http://www.ah-l-tax.gov.cn/portal/bsfu/sscx/fpzwcx/

其他省份的税务发票请自行登录该省份国税或地税局网站校验;

为方便校内人员登录,校财务处网站首页设有登录安徽省税务机关链接窗口。

二、报销期限要求

各类公务支出需在取得发票后1年内完成报销手续 1年以上、2年以内,需提供情况说明,由部门领导签字后报销。超过两年以上的发票原则上不予报销。情况特殊的需提供书面说明,并经部门“财务一支笔”签署审核意见、财务处长审批后才能报销。

公务接待费用,超过接待日期1年以上的招待费发票不予报销

三、实行经费指标IC卡报销

学校已全面实行经费指标IC卡报销报销人应在票据上注明经费编号,标明经费来源。财务处已开通财务收支信息查询平台,方便各部门和项目负责人经费查询。报销人可自行登录财务处网站经费部门用户或项目用户(科研)经费查询系统,查询经费名称、编号、收支明细及余额等。无经费来源的一律不予报销

为提高报销效率,财务处不接受原纸质经费指标本报销。凡未及时更换经费指标IC卡的,请自行登录财务处网站下载中心,填写《安徽医科大学经费指标IC卡开设登记表》后抓紧到财务处计划管理科办理更换手续,并开通网上查询账户。

四、审批权限相关要求

按照《安徽医科大学财务审批办法》规定,经办人办理借款或报销业务,应在“财务一支笔”审批前在借款单(请到财务处领取)或发票上事先填写好事由、经费来源与编号、经办人(签字)等内容,按《安徽医科大学财务审批办法》规定的审批程序和权限逐级审批:校内各部门(单位)“财务一支笔”负责本部门(单位)日常运行经费或专项经费6,000元以内(含6,000元)经费审批;6,000-100,000元(含100,000元),按教学、科研、人才、学生、行政、后勤等经费性质报该项经费的分管校领导审批;100,000元以上,报校长审批。连号(商户同一日开具)发票视同一张发票审批。

各科研项目组(课题)负责人(“财务一支笔”)负责其主持的科研课题 6,000元以内(含6,000元)经费审批6,000-10,000元(含10,000元),由项目组(课题)所在院(系、所)“财务一支笔”审批;10,000-20,000元(含20,000元)由科技产业处处长审批;20,000-100,000元(含100,000元)报分管校领导审批;100,000元以上报校长审批。连号(商户同一日开具)发票视同一张发票审批。

教学研究立项、重点学科、博士科研资助项目参照科研经费审批程序办理,其中;10,000-20,000元(含20,000元)按经费性质分别由教务处长、发展规划处长、人事处长审批。

涉及10万元及以上的资金支付在完成上述审批手续后需报财务处长审核

五、资产入库登记相关规定

《高等学校财务制度》规定:固定资产是指使用期限超过一年,单位价值在1000元以上(其中:专用设备单位价值在1500元以上),并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。达不到该标准的则按存货管理。

各类设备(固定资产)和采购金额500元以上的材料、试剂等耗材,需持经审批的发票到国资处办理固定资产、材料入库登记手续。实验动物及饲料原则上应向校实验动物中心购买,并通过内部转账方式结算。确需外购的,采购金额500元以上的实验动物及饲料需到实验动物中心办理入库登记手续。

单张或连号发票采购金额200元以上的图书资料持发票到图书馆办理图书入库登记手续。报刊和学生教材原则上由批量采购部门负责管理。

基建工程在工程竣工审计后,凭工程财务决算报告到国资处办理固定资产入库登记手续;5万元以上的维修工程在工程竣工后凭审计报告和发票到国资处办理固定资产入库登记手续。

具体入库标准参见报销细则。

六、合同管理与备案要求

按《安徽医科大学合同管理办法》规定,各类经济合同由学校法定代表人或授权委托人签署合同。未经授权,任何单位或个人不得擅自签署合同。

学校实行归口职能部门管理合同制度学校法定代表人(校长)通过授权委托书形式,授权分管校领导签署其分管范围内金额为50-100万元的合同授权招标办、国资处、科技处职能部门负责人签署其职能范围内50万元以下的合同,其中:政府采购及招标项目合同由招标办负责人签署,非政府采购和非招标项目的仪器设备、家具、图书等货物采购合同由国资处负责人签署,科研课题合同(协议)由科技处负责人签署。

学校实行合同备案制度,由国资处、科技处、财务处分别负责以下类别合同的备案工作:凡仪器设备采购满3,000元以上、图书、办公用品、实验试剂、耗材等货物采购满10000元以上,到国资处签署合同与备案科技类合同满10000元以上,需到科技处签署合同与备案其他类合同满10000,需经有审批权的相关人员签署合同后到财务处加盖合同章并备案合同备案需一式二份以上,一份备案部门存档,一份财务报销。

七、政府采购及招投标相关规定

根据《安徽省省级集中采购目录及采购限额标准》、《安徽医科大学政府采购管理工作规程》规定,使用财政性资金的货物(含设备、家具等)、服务类单项或批量采购金额满50000元以上、工程类采购满200000元以上(此额度根据每年的省级政府采购限额标准进行调整),必须实行政府采购科研课题委托业务费(涉及试剂采购以及实验测试、加工等委托业务费)超过50000元以上政府采购程序办理。按省财政厅规定,空调、台式计算机、便携式计算机、打印机、数码复印机、传真机、扫描仪、照相机和投影仪等属批量集中采购通用办公设备,必须实行政府集中采购。凡超过采购限额以上、未实行政府采购的,校国资处不予办理入库登记,财务处不予办理报销手续,涉及工程项目审计处不予审计结算。

根据《安徽医科大学采购与招标管理办法》各部门、各单位使用财政资金以外经费,达到以下招标限额必须进行校内公开招标:工程概算100万元以下的基本建设、维修工程;单台或批量购置预算金额在10万元以上的仪器设备;预算金额在10万元以上的药品、医疗设备器械;预算金额在10万元以上的图书音像资料(含数据库软件、电子图书或读物)、教材;预算金额在5万元以上的房屋修缮及装饰工程;预算金额在5万元以上系统集成、网络工程;预算金额在5万元以上的文艺、体育设备和器材;预算金额在5万元以上的计算机通用、专用软件购置等;费用总额在5万元以上的勘探、设计、监理、审计等服务采购;预算金额在4万元以上的园林项目;预算金额在3万元以上的家具(含办公、实验室家具)、行政和后勤物品(物资)。凡超过招标限额以上、未实行招标的,财务处不予办理报销

八、暂付款管理相关规定

暂付款还款期限原则上不超过3个月借款人应在借款单上签字作出限期报账的书面承诺,按期报账。根据《安徽医科大学往来款项管理办法(暂行)》规定,凡未按期清偿暂付款(含借出款)有关借款经办人员(限1笔)和所在部门或单位(累计限3笔),财务处将暂停职工个人和所在部门或单位借款和报账业务,直至还清借款。

注:预开发票,经办人应保证对方单位在一个月之内将款项转入,逾期款到账的按借款处理。

九、现金报销相关规定

按财政部门要求,学校实行无现金报账制度。各项公务支出应通过转账或公务卡方式进行结算。除出租车费、小额邮寄费等零星支付(指100元以下)的无法用公务卡及转账方式支付的款项外,不得使用现金结算。

人员费用全部打卡发放。其中学生奖助学金、劳务费用打入学生建行或工行银行卡教职工劳务费用一律发入职工个人建行工资卡外单位人员来校讲学、评审等费用发入该专家个人银行卡。相关人员费用发放的表格请到财务处网站下载。

项目经费(专项经费)实行专款专用,原则上不得列支人员费用。纵向科研课题不得列支本课题组成员劳务费等人员费用。

十、公务卡报销相关规定

根据财政部门要求,学校职工和各附属医院省级以上课题负责人必须办理公务卡,用于差旅费、零星办公用品采购等须纳入公务卡结算目录的公务支出报销时必须提供消费卡号,消费金额(以POS小票金额为准),消费日期。由于公务卡消费信息上传时间滞后,请于公务卡消费5个工作日后至财务处办理报销手续。公务卡报销时丢失pos消费小票或查询不到公务卡信息的人员,报销人应提供公务卡纸质版消费记录账单。

公务卡为个人信用卡,持公务卡进行公务消费,应确保在还款期截止前5个工作日内完成报账手续。否则若产生信用违约造成特卡人信用问题由持卡人负责。

十一、差旅费报销相关规定

按《安徽医科大学差旅费管理办法》规定,差旅费报销需详细填写《安徽医科大学差旅费报销单》(请到财务处网站自行下载打印),出差人员在“出差人签名”栏内签名后报相关领导审批,按规定标准报销。差旅费报销执行“一事一单”原则。严禁将一次以上的出差票据打包填写报销单或将一次出差票据拆开分次报销。

出差期间实行伙食费和交通费定额包干补助,外地市交费与餐费不予报销。出差当天往返机场、车站和渡口的大巴、地铁、公交车票可凭据报销。

根据财政部规定,国内公务出差购买机票必须通过政府采购机票管理网站https://www.gpticket.org/(注:购票人需事先在该网站进行用户注册,注册方法见政府采购机票管理网站),购票人应事先向机票直销机构或代理机构说明购买的是“政府采购机票”,并使用公务卡或银行转账方式购买,不得使用现金结算。为加强机票报销管理,办理差旅费报销时,需同时提供机票和登机牌

十二、公务接待费报销相关规定

按《安徽医科大学公务接待经费管理暂行办法》规定,单张或连号公务招待的餐饮费发票满600元以内,由部门(单位)“财务一支笔”审批后按规定标准报销;公务招待费用超过600元,公务接待应按规定标准执行,一事一单(不得打包报销),并填写《公务接待(就餐)呈批单》,如实填写主要来宾单位和人数及主陪人员姓名和人数,做到“三单合一”,餐饮发票、原始菜单、《公务接待(就餐)呈批单》。

公务接待严格按标准报销,超标准接待费用一律不予报销。公务接待标准不高于100/人(含酒水),加班工作餐(盒饭)按每餐不高于25/人的标准据实报销,报销时需列明参与人员名单。单次金额低于200元可现金支付。

十三、出国经费报销相关规定

出国旅费、住宿费等费用报销,需附省外事办批文或校党委党委会、校长办公会决议。出国购买机票必须通过政府采购网站,优先购买国内航空公司机票。

经费支出要求为:持因公护照出国、由旅行社代办出国旅费一律转账或公务卡支付持因私护照自行出国参加科研学术会议,国内段差旅费用需转账或公务卡支付国外段差旅费用自行垫付返校后按相关政策规定办理报销结算

十四、劳务费报销有关规定

劳务费一律打卡发放,个人所得税自理。其中:

科研经费发放学生及非课题组成员劳务费由课题负责人审批,超出审批权限的,报科技处长或分管校领导审批。课题组成员不得从本课题领取劳务费用;

聘请校外专家讲课费执行以下标准(税后):(1)副高级技术职称专业人员每半天最高不超过1000元;(2)正高级技术职称专业人员每半天最高不超过2000元;(3)院士、全国知名专家每半天一般不超过3000元。

本报销细则由校财务处负责解释,如有新制度颁布,一律按新制度规定办理。有关法律法规和财务制度请到校财务处网站查询。

财务报销过程中涉及的具体操作要求和审核标准,请参阅《安徽医科大学财务报销细则与分类审核要求》(见附件)。

附件:安徽医科大学财务报销细则与分类审核要求

 

 

安徽医科大学财务处

2016120 

附件1

 

安徽医科大学财务报销细则与分类审核要求

 

1、办公用品

   单价或累计金额满500元,需持发票及办公用品清单到国资处办理办公用品入库手续。单张或连号发票累计金额满10000元需提供合同并到国资处办理合同备案手续。

2、图书、资料费

单价满200元,需持发票到图书馆办理图书入库手续。图书(含软件及数据库)、资料单张或连号发票发票累计金额满10000元需提供合同并到国资处办理合同备案手续。

3、印刷费(含版面费)

    复印费满1000,要提供服务厂家出具并盖章的明细清单。印刷费发票总金额满10000元需提供合同并到财务处办理合同备案手续。

国内版面费一律转账或公务卡支付。借款转账时需提供用稿通知;对于只能通过邮局汇款的版面费,可通过银行转账转入对方杂志社编辑个人账户。如必须使用现金支付,可先由个人垫付,报销时需提供该杂志社出具的只能邮局汇款、不接受银行转账的说明(加盖杂志社公章或财务专用章),并附邮局汇款收据。

涉及国外的版面费、论文修改费的报销事项,具体操作流程:经办人自行经过银行支付——打印银行的消费记录单(或网银支付的消费记录)和银行划转外币时实际汇兑人民币的金额记录——外文杂志社版面费发票(一般有INVOICE字样,报销人需用中文翻译出文章标题、作者、期刊名称、期号、出版国家或地区、报销金额等内容)——提供经办人的银行卡账号信息。

4、邮电费

快递等小额邮寄费可现金支付。电话费一律转账或公务卡支付,以发票大写金额作为报销金额。

各类预付费用、滞纳金不得报销,个人电话费用不予报销。

5、维修维护费

维修材料购买及维修工程费以转账或公务卡结算,设备及公共设施维修维护费200元以下的零星支出,可由经办人员自行垫付后报销。超过200元以上需通过银行转账或使用公务卡结算。

维修、维护费发票金额满10000元需提供合同并到财务处或国资处办理合同备案手续。维修工程(含维修材料)实行审计审核制度,需经审计处审计或审签后办理报销手续。

6、交通费

市内出租车费可现金支付。搬运费、租车费等需转账或公务卡支付;车辆用燃料、停车、过路过桥等费用仅限校车队和有公务车辆的单位报销。如租用个人车辆,应提供司机姓名、身份证复印件、车牌号码等信息,报销费用原则上打入司机个人银行卡。

7、专用材料

实验材料、体育用品单价满500元,需持发票到国资处办理材料入库手续。单张或连号发票金额满10000元需提供合同并到国资处办理合同备案手续。

8、设备购置费

购置用于办公、教学、科研、体育及医疗用途的设备时,单价满500元,不足固定资产价值标准的,需持发票到国资处办理材料入库手续;一般设备单价满1000元、专用设备单价满1500元,需持发票到国资处办理固定资产入库手续。

仪器设备采购满3,000元,需提供合同并到国资处办理合同备案手续。

9、委托业务费

科研类委托业务费,发票金额满10000元需提供合同并到科技处办理合同签署与备案手续。

其他类委托业务费,发票金额满10000元需提供合同并到财务处办理合同备案手续。

10、差旅费

学校工作人员(含课题组成员)公务出差按《安徽医科大学差旅费管理办法》规定办理。差旅费报销需详细填写《安徽医科大学差旅费报销单》,出差人员在“出差人签名”栏内签名后报相关领导审批,按规定标准报销。差旅费报销执行“一事一单”原则,严禁将一次以上的出差票据打包或将一次出差折开分次填写报销单。

职工出差按规定报销城市间交通费。往返当天的机场大巴、地铁、火车票、飞机票、汽车票据实报销,交通费补助按差旅天数定额包干(80/),零星交通费用不予报销。因公出差、因公临时出国购买机票,必须通过政府采购机票管理网站购票,凭发票及登机牌办理报销手续。课题调研期间发生的城区零星交通费用,可不执行定额包干补助,由经办人出具交通费用报销情况说明并承诺项目预算中列有该项交通费用,经课题组成其他人员证明、报项目负责人审批后予以报销。

差旅期间发生的所有交通费、住宿费、会务费、培训费、公务接待费需一次性结算。无交通费、住宿费的差旅费用不予报销。凡在报销差旅经费时不能完整提供往返交通费发票、住宿费发票、登机牌,或者会议通知中不能明确食宿安排的,差旅过程中存在无法用公务卡支付情况的,由本人对差旅情况提供具体说明并由经费审批负责人审批后方予报销。

各附属医院省级以上课题组负责人以外的校外参与课题人员、承担科研课题调查任务的学生等无法办理公务卡的人员,在差旅过程中产生的交通及住宿等无法转帐支付的费用,需在报销单据上注明单位、身份证号、学号、差旅事由等内容,由经费负责人审批后直接报销。

严格按标准报销差旅费用,超过规定标准的费用不予报销。出差人员严格按照规定乘坐交通工具及住宿,超过规定标准乘车、住宿一律按规定等级和标准核报,报销人员须提供当天同种交通工具规定等级票价。

严格控制带车出差。出差确需带车应租用社会车辆或使用校车队派出的车辆。使用校车队车辆须事前报分管校领导批准。过路过桥费经车队负责人审批后与出差人员(含司机)的差旅费、伙食补助等一并报销。

经费审批实行回避原则。出差人若为“财务一支笔”,其出差费用报销应由其他有审批权的人员审批。

研究生出差,出差期间伙食和交通补助按工作人员的一半执行,费用由课题支付。本科生出差只报销规定等次交通工具的交通费用,不予补助。

11、出国费

出国旅费、住宿费等,需附省外事办批文或校党委常委会或校长办公会决议。由旅行社代办出国旅费一律转账或公务卡支付;如自行办理出国事宜,国内段购买机票需转账或公务卡支付,国外段差旅费用自行垫付后在报销时统一结算。出国期间的差旅补助需由出国人员依据相关文件提出申请并经主管职能部门审核报分管校领导审批后核报。

12、会议费

参加会议,报销会务费需附会议通知,并随差旅费一并报销。

承办会议,费用报销需附会议通知、签到表、日程安排等,发票总金额满10000元需持会议的合同、协议等到财务处办理合同备案手续。按照安徽省财政厅相关要求,会议综费(包括会场租赁费、餐饮费、会议用品等)标准为300//天。超标准部分不予报销。

    会议用品满1000元需提供厂家出具并盖章的明细清单,并需附会议通知,注明会议规模、参会人数。不得假借会议名目报销各类礼品、土特产等费用。

13、培训费

各类培训支出,需附培训通知,并与发生的相关差旅费一并报销。出国培训费需附学校批准文件,出国期间发生的旅费等支出参见“出国费”。

14、公务接待费(含加班餐费)

加班工作餐费,按不高于每餐25/人的标准(盒饭)据实报销,报销时需列明参与人员名单。盒饭金额低于200元可现金支付;

工作接待中,按不超过45/人(限中、晚餐)标准执行,需列明接待事由,参与人员姓名;

公务接待宴请标准应低于100/人,公务招待的餐饮费用600元以下(含600元)由部门(单位)“财务一支笔”审批后办理报销手续;公务招待费用超过600元,需填写《公务接待(就餐)呈批单》,如实填写主要来宾单位和人数及主陪人员姓名和人数,做到“三单合一”,即公务招待(就餐)呈批单、原始菜单和正式餐饮发票三张单据齐全,超标准部分不予报销。公务接待应选用本地酒水,不得上高档酒水。香烟、扑克等不予报销。

接待外来人员确需学校支付住宿费的,由接待单位提供具体人员名单及接待事由,由部门负责人签署审核意见,同时提供宾馆结算单等凭据。

15、外请专家劳务费

聘请校外专家(校本部以外的人员)讲课费执行以下标准(税后):(1)副高级技术职称专业人员每半天最高不超过1000元;(2)正高级技术职称专业人员每半天最高不超过2000元;(3)院士、全国知名专家每半天一般不超过3000元。涉及个人所得税,计入专家讲课费报酬总额,由专家本人在费用发放表或发放单上签收并填写专家身份证号码、银行卡号等信息后转账支付。发放专家讲课费需附会议日程,并明确专家讲课内容与时间。

外请专家评审费、劳务费需打卡发放。费用报销需提供评审内容、时间,完成具体工作任务和评审费用发放标准。为保证费用及时发放,还需同时提供专家姓名、工作单位、职称、身份证号和银行卡号。通过打卡发放的费用不要求专家本人在费用发放表或发放单上签字。

邀请校外专家需提供单位邀请函,接待中产生由外请专家垫付的的交通、住宿等无法转账及使用公务卡的费用,报销时经办人需注明专家姓名、单位、工作单位,经部门负责人审批后由财务处负责通过转账方式转入专家个人银行账户。

外单位3人以上人员劳务支出(尤其是不能提供建行或工行账号的人员),经办人可选择通过网银支付、银行转账等方式先行垫付,报销时财务处凭网银支付、银行转账等方式的结算交易记录转账支付给经办人。

16、学生各项补助、劳务费用

各类学生奖助学金、生活补贴、困难补助、劳务费等均需打卡发放,发入学生本人银行卡中。办理学生劳务费报销时,需提供学生姓名、学号、建行或工行银行卡号及发放金额(表格请到财务处网站下载),同时提供纸质及电子版(须与纸质材料一致)。

17、加班费(值班费)、监考费、评审费发放

加班费(值班费)实行总额控制,按学校规定的标准经分管校领导审批后发入职工建行工资卡。

监考费、评审费、学校统一安排的值班费按经费管理渠道审批。

监考费发放需附考试日程安排,费用发放不得超过150/半天。值班费请附值班人员排班表。

评审费发放需提供评审内容、评审时间、会议签到簿。奖助学金评审、研究生开题报告等属程序性评审,200/天,100/半天;学生活动评审(涉及评分要求),有外部专家参与的评审可按专业性评审,200-500/半天,参与评审的部门工作人员按100-300/半天支付。评审费发放标准超过300//半天以上的专业性评审,需另外提供书面评审结果——评审报告。

严格控制专项经费列支加班、劳务等人员经费支出。